TISAX® Kapitel 9.6.1
Inwieweit werden Betroffenenanfragen verarbeitet?
Erschlagen von den Anforderungen? Sie wissen nicht, wie ausführlich Sie bestimmte Anforderungen erfüllen müssen?
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Ziel
Das Ziel ist die Sicherstellung einer fristgerechten Bearbeitung und Erfüllung von Betroffenenanfragen, um die gesetzlich zugesicherten Betroffenenrechte zu wahren.
Anforderungen
- Muss
- Betroffenenanfragen werden fristgerecht bearbeitet.
- Muss
- Es sind Verfahren vorhanden, um den Verantwortlichen bei der Beantwortung von Betroffenenanfragen zu unterstützen.
- Muss
- Mitarbeiter werden dahingehend geschult, dass sie bei einer eingehenden Betroffenenanfrage unverzüglich den jeweiligen Verantwortlichen kontaktieren und das weitere Vorgehen mit diesem abstimmen müssen.
Umsetzung
Umsetzung der Anforderungen für die Bearbeitung von Betroffenenanfragen gemäß TISAX
Um sicherzustellen, dass Betroffenenanfragen fristgerecht bearbeitet werden, ist es essentiell, klare Fristen und Verfahrenswege in Ihrem Unternehmen zu etablieren. Hierbei sollten spezifische Bearbeitungszeiten definiert werden, die garantieren, dass jede Anfrage innerhalb dieser vorgegebenen Zeitspanne umfassend beantwortet wird. Es empfiehlt sich, ein Tracking-System für eingehende Anfragen zu implementieren, um den Fortschritt in der Bearbeitung zu überwachen und sicherzustellen, dass keine Anfrage übersehen wird.
Zur Unterstützung des Verantwortlichen bei der Beantwortung von Betroffenenanfragen sollten explizite Verfahren dokumentiert werden. Erstellen Sie eine Handlungsanleitung, die Schritt für Schritt die erforderlichen Maßnahmen aufzeigt, einschließlich der Verifizierung der Identität der anfragenden Person, der Sammlung und Verarbeitung der benötigten Informationen sowie der formalen Beantwortung der Anfrage. Diese Handlungsanleitung dient dazu, den Prozess zu standardisieren und jedem Teammitglied klare Richtlinien an die Hand zu geben.
Für eine effektive Zusammenarbeit und unmittelbare Reaktion auf Betroffenenanfragen ist die Schulung der Mitarbeiter unerlässlich. Es ist wichtig, dass jeder Mitarbeiter versteht, wie kritisch diese Anfragen sind und dass sie trainiert werden, diese unverzüglich an den zuständigen Verantwortlichen weiterzuleiten. Die Schulungen sollten auch Simulationsübungen umfassen, in denen Mitarbeiter lernen, wie sie schnell und korrekt reagieren, und wie sie die Anfragen gemäß den unternehmensinternen Richtlinien an den Verantwortlichen kommunizieren.
Checkliste zur Umsetzung
- Definieren Sie klare Fristen für die Bearbeitung von Betroffenenanfragen.
- Implementieren Sie ein System zur Nachverfolgung von Anfragen, um deren Bearbeitung effektiv zu überwachen.
- Dokumentieren Sie detaillierte Verfahren zur Unterstützung des Verantwortlichen bei der Bearbeitung von Anfragen.
- Führen Sie regelmäßige Schulungen und Simulationsübungen für Mitarbeiter durch, um eine schnelle und korrekte Weiterleitung von Anfragen sicherzustellen.
